Nivel operativo: en este nivel trabajan bajo supervisión, prepara informes estadísticos periódicos o a petición o investigaciones especiales, realiza un análisis cuantitativo de las historias clínicas para asegurar que todas las partes que la componen esten en su lugar, mantiene al día los índices, registros y listados de acuerdo a los procedimientos establecidos, realiza el registro diario de los ingresos y egresos de la institución, lleva el control de los registros diarios, mensuales y anuales de el movimiento de los pacientes ambulatorios y prestaciones de servicios, es el encargado de tramitar o registrar los datos referentes a los certificados defunción, lleva los procedimientos para el flujo de documentación clínica de la consulta interna e internación para los servicios de Diagnóstico y Tratamiento, prepara las historias clínicas que deban conservarse entre otras actividades.
Nivel de Mando Medio: recibe por delegación de sus funciones la supervisión de los tres sectores básicos de un departamento de registros médicos: Archivo, Adminisión y Estadística. intruye a los funcionarios en los procedimientos de sus tareas, controla la ejecución de las tareas en admisión y elaboración de informes en:regsitros de pacientes , Ingresos Egresos, trámites legales , Certificados: nacimientos y fallecidos, problemas legales relacionados con pacientes y el hospital, Oficina decitas para consulta externa, controla la ejecución de las tareas de los técnologos en registros médicos de los servicios de diagnóstico y tratamiento. elabora los informes correspondientes, controla las tareas de archivo central, controla y mantiene la existencia de equipos de oficina y formularios para portar datos a ser procesados, participa integrando tribunales en concursos de ascensos entre los técnologos de Registros médicos de nivel opertivo.
Nivel de Dirección: participa en la definición de la esfera de acción y función de cada comité, en lo que se refiere a historias clínicas.prepara con el presidente del comité de Historias Clínicas el temario de reuniones participando en la revisión de los formularios y mantenimiento de las historias clínicas,normas de admisión, política asistencial, realización de controles de rendimientos, colabora en desarrollar criterios y métodos para la evaluación de la calidad de la atención médica, prepara informes estadísticos e investigaciones especiales, estimula la investigación acerca de hallazgos en observación o análisis técnico de las historias clínicas y de los índices,desarrolla procedimientos estableciendo el curso que deben seguir los informes hasta llegar a la historia clínica, determina junto al cuerpo médico maneras de obtener historias completas y exactas, normas para el registro de diagnóstico completos y el ordenen que deben constar en la historia, verificar por la calidad de la codificación de enfermedades y operaciones, organiza registros departamentales integra y coordina los registros y los informes, platea el sistema de archivo de historias clínicas activas e inactivas, sefún la necesidad de la institución, analiza y recomienda al director y cuerpo médico cual es el método más conveniente para conservar las historias inactivas, entre mucha otras actividades.
